Comment déterminer sa surface de bureaux lors d'une recherche de locaux ?

1 - Élaborer un cahier des charges

Avant toute chose, vous devez être au clair sur les besoins de votre entreprise et les répertorier dans un cahier des charges. Il va bien sûr comprendre le nombre de vos collaborateurs. Mais ce n’est pas tout : vous devez aussi prendre en compte les spécificités de votre entreprise. Par exemple, avez-vous besoin de salle d’attente, espace de stockage, espace de vente, salle d’exposition, espace d’accueil, espace de reprographie, espace cuisine, local informatique, vestiaire, infirmerie, nurserie, salle de sieste... ? De plus, quelles sont les habitudes de vos équipes ? Se déplacent-ils à vélo, en voiture ? Souhaitez-vous mettre à leur disposition un parking ? Et sont-ils encouragés au télétravail ou à d’autres modes de travail nomades ? Si tel est le cas, vous aurez peut-être besoin d’une surface moins grande.

2 - Quel type de bureaux voulez-vous ?

Ensuite, il vous faut définir la nature de vos espaces de travail : plutôt open-space ou bureaux fermés ? Il ne s’agit pas de se précipiter sur une option, estimant par exemple que la « mode » est aux open-spaces. Vous devez toujours revenir à votre entreprise et à son mode de fonctionnement. Est-ce qu’un grand nombre de vos employés a besoin de recevoir des gens (rendez-vous client, entretien d’embauche, etc.) ? Si oui, il peut être intéressant de prévoir des bureaux fermés. Est-ce que, dans votre établissement, il est primordial que les équipes puissent largement et rapidement communiquer entre elles ? Dans ce cas, il semble judicieux de les disposer dans un open-spaces. Bien évidemment, vous n’avez pas à trancher entre l’une des deux options, et la solution résidera souvent dans une combinaison. Mais pour en déterminer les proportions, vous devez être attentif aux besoins de vos employés

POUR OU CONTRE LES OPEN-SPACES ?

Travailler en open-space permet d’adapter plus facilement l’aménagement car vous n’êtes pas contraints par les cloisonnements. Vous pourrez alors installer davantage de collaborateurs dans un bureau de 100 m² en full open-space que dans 100 m2 de bureaux cloisonnés. L’open-space est donc souvent privilégié d’un point de vue financier, mais ne s’adapte pas forcément à toutes les entreprises. Les principaux griefs qui sont faits à l’open-space:

• - trop bruyant (surtout lorsque vous mélangez les équipes commerciales avec d’autres équipes « plus calmes »
• - pas assez de confidentialité
• - moins intime avec un effet « usine »

Une étude de la Chaire Workplace de l’ESSEC a par ailleurs montré que seuls 12 % des salariés français souhaitaient travailler en open-space (sept.2020).

Cette proportion s’accroit néanmoins fortement pour les profils de société type startups qui ont davantage l’habitude de travailler ainsi. Tant pour des raisons financières que pour des cultures d’entreprise qui se veulent plus collaboratives.

3 - Combien de collaborateurs vont occuper les locaux ?

C’est bien sûr la question centrale pour calculer la surface de ses bureaux, et nous allons vous donner quelques repères en fonction de votre nombre de salariés. À noter qu’en fonction de la croissance de l’entreprise, le nombre d’employés est susceptible d’augmenter au fil des années. Il est important d’opter pour une surface de bureau qui pourra absorber l’éventuelle arrivée de nouveaux collaborateurs permanents ou de stagiaires dans les mois ou années à venir. Prévoyez donc une marge supplémentaire en matière d’espace. Un déménagement s’avère en effet souvent coûteux et il est préférable d’opter pour la prévoyance.

Le Code du travail n’impose aucune obligation en matière de surface minimale des lieux de travail, néanmoins les articles figurant dans la 4ème partie législative du Code du travail décrivent les exigences de sécurité et d’hygiène qui reviennent à réserver un espace minimum en hauteur et en surface pour que le salarié dispose d’une liberté de mouvement suffisante. La principale disposition législative sur la surface des lieux de travail des salariés est article R4214-22 sous la section 4 :
"Les dimensions des locaux de travail, notamment leur hauteur et leur surface, sont telles qu'elles permettent aux travailleurs d'exécuter leur tâche sans risque pour leur santé, leur sécurité ou leur bien-être. L'espace libre au poste de travail, compte tenu du mobilier, est prévu pour que les travailleurs disposent d'une liberté de mouvement suffisante. Lorsque, pour des raisons propres au poste de travail, ces dispositions ne peuvent être respectées, il est prévu un espace libre suffisant à proximité de ce poste."

L’espace de travail est important pour le salarié et pourra influencer sur la qualité de son travail. Le point positif quant aux dispositions législatives est qu’elles obligent l’employeur de prendre des mesures pour assurer la sécurité et protéger la santé (physique et mentale) de ses salariés en leur proposant un espace de travail confortable adapté à leur activité. Il est possible d’effectuer des équivalences entre le nombre de personnes et la surface nécessaire. Voilà les chiffres que l’on considère généralement, pour un bureau fermé :

• Pour 1 personne : 10/12 m²
• Pour 2 personnes : 14/17 m²
• Pour 3 personnes : 18/22 m²
• Pour 4 personnes : 24/28 m²
• Pour 5 personnes : 30/35 m²

Point important, les bureaux d’une superficie de 25 m² devront avoir une longueur inférieure à 2 fois la largeur. Pour ce qui est des bureaux de plus de 25 m2, la longueur doit être inférieure à trois fois la largeur. Pour un open-space, on a tendance à considérer, par exemple, que 70 m² suffisent à accueillir 10 personnes. Évidemment, ces données restent indicatives et vous pouvez les adapter en fonction de votre propre perception.

4 - Quelles sont les surfaces annexes à prendre en compte ?

Enfin, pour une estimation cohérente de la taille de vos bureaux, n’oubliez pas de prendre en compte les autres surfaces. A commencer par les salles de réunion : comptez environ 2/3 m² par personne. Et tenez compte de la potentielle simultanéité des rendez-vous, pour définir le nombre de salles dont vous aurez besoin. C’est aussi le moment d’intégrer les différents espaces supplémentaires : local de reprographie, accueil, espace cafétéria… Pour conclure votre calcul, vous devrez ajouter environ 20 % pour la prise en compte des espaces de circulation, les sanitaires, ainsi que les locaux techniques et de service. Il est essentiel de ne pas oublier ces éléments indispensables ! En dernier lieu, ajoutez une marge d’erreur à la valeur totale, 10 % étant un chiffre raisonnable pour ce paramètre.

5 - La zone d’implantation

Il est important de définir votre zone d’implantation. Pour vous aider à déterminer votre aire de recherche, il est intéressant de vous poser la question de la localisation géographique de vos salariés, mais également de vos clients. On sait notamment que certains types d’entreprises se concentrent dans certaines zones bien précises… De plus, cherchez vous à vous installer en centre-ville ou en périphérie ? Avez-vous besoin d’être proche des transports en commun, de disposer d’un accès facile par la route ? Le montant de votre futur loyer en dépend.